La gestion électronique des documents et le système d’archivage électronique sont deux concepts qui sont utiles dans la gestion de l’information numérique. Ils sont utilisés dans la plupart des cas de manière interchangeable. Que retenir de la GED ? Que comprendre du SAE ? Qu’est-ce qui fait la différence entre les deux ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.
Qu’est-ce que la GED ?
La gestion électronique des documents fait recours à toutes les technologies et les pratiques utilisées pour créer, organiser, stocker, rechercher et partager des documents électroniques dans une organisation. La GED est généralement mise en place pour faciliter les processus de travail, améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts liés à la gestion des documents physiques. C’est important de comprendre cette information afin de saisir les différences SAE et GED. La GED dispose de plusieurs fonctionnalités essentielles comme la numérisation des documents papier, la création de métadonnées pour faciliter la recherche et le classement, le contrôle des versions, la gestion des droits d’accès et la collaboration en temps réel. Les systèmes de GED permettent à tous les utilisateurs d’avoir un accès facile aux documents, de les modifier en cas de besoin, de les partager avec d’autres collaborateurs et de suivre l’historique des modifications qui sont apportées.
Que faire le SAE ?
Le système d’archivage électronique est basé sur la préservation à long terme des documents et des données électroniques. Il permet de garantir l’intégrité, l’authenticité et la disponibilité des informations à des fins légales, réglementaires ou historiques. À différence à la GED, qui est principalement axée sur les besoins opérationnels, le SAE est basé sur la conservation à long terme et la gestion des archives électroniques. Le SAE utilise des méthodes et des technologies spécifiques pour garantir la préservation des documents numériques sur une période prolongée. Il peut inclure des fonctionnalités comme la conservation des métadonnées, la gestion des formats de fichier, la migration des données vers de nouveaux supports technologiques, une bonne vérification de l’intégrité des documents et l’application de règles de rétention pour déterminer combien de temps les documents seront conservés.
Différences clés entre la GED et le SAE
La GED et le SAE disposent des objectifs similaires en termes de gestion des documents électroniques, mais il existe des différences clés entre les deux. La GED a une portée temporelle. Elle se concentre sur la gestion des documents au quotidien, alors que le SAE est capable de préserver les documents à long terme, souvent pour des raisons légales ou réglementaires. Vous devez aussi comprendre que la GED cherche à améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité en facilitant l’accès et la collaboration sur les documents. Le SAE permet de garantir la préservation à long terme des documents, en s’assurant qu’ils restent authentiques et accessibles pendant de nombreuses années. Enfin, il est important de noter que leur plus grande différence n’est pas seulement au niveau de leur fonction spécifique, mais leur possibilité à conserver les données dans le temps. Ce sont tous deux des systèmes qui sont utiles pour les entreprises. Vous pouvez les utiliser, mais il faut arriver à comprendre foncièrement les limites de chacun d’entre eux.
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